大事なメールを見落としてしまった時の解決策

大事なメールを見落としてしまった時の解決策

大切なメールをスルーしないためには?

 仕事やプライベートでも大事なメールを見逃してしまったりして、お客様からクレームがきたりしたことはありませんか。私も先日、仕事でそうゆうことがありました。職場のみんなで何とかならないか考えていました。

何か解決策がないか考えてみると

1 パソコンの設定でメールが来たら着信音を鳴らすようにする

2 だれかが必ずパソコンを起動してメールソフトをチェックする。

3 スマホなどに転送しておく。

といろいろ考えてみましたが、どれもメールの着信を見逃しそうです。オフィスでは出たり入ったり、メールチェックの仕事メインの事務員さんがお休みの日だったりするとやっぱり見逃してしまいますね。

 ちょっと調べてみると、良い案がありました。あるメールソフトの一つの機能を使って解決する方法です。

OUTLOOK(マイクロソフト)でメールの内容を自動印刷!

 私の職場の人たちはアナログ人間が多くてそもそもパソコンの机に座ることが少ない。でもオフィスにある複合機ならFAXが来ていたらすぐ気づいてお客様に対応しているのです。ということはこの複合機にメールを自動印刷させたら解決ですね。今使っているThunderbird(サンダーバード)Sylpheed(シルフィード)では探してもそんな機能がなかったのです。ところがOutlook(アウトルック)では自動印刷の設定ができるのです。

Outlookの設定の手順

まず「Outlook」を起動します。

「ファイル」のタブを選択

「仕分けルールと通知」をクリックします

「新しい仕分けルールを作成」を選びます。

後で変更できますが、とりあえず一番上の「特定の人から受信したメッセージをフォルダに移動する」にしておきましょうか。

私の職場の場合ですが、アカウントがたくさんあるので「指定されたアカウントを経由した場合」を選択して「OK」をクリック。

赤まるの指定をクリックして保存したいフォルダを選択してください。

忘れてましたが、一番上の差出人が名前/パブリックグループの場合 のチェックを「外す」にしてください。不特定多数の差出人の場合はですが。

「このコンピュータで送受信を行った場合のみ」にチェックを入れます。

オフィスのパソコンも一台に絞ったほうがミスがないと思いますし、ほかのパソコンも同じ設定をしてしまうと複合機から何枚も印刷された紙が出てきてしまいますし。一枚でいいですよね。

「次へ」をクリックしてください。

初期設定では「仕分けルールの処理を中止する」にチェックが入っていませんでした?これを「外す」にしておきます。

「指定フォルダへ移動する」は先程設定しましたので、下の「印刷する」チェックを入れてください。

「次へ」をクリックして設定完了です。

少し問題点

私が座っているデスクのPCは電源を付けたままにして帰らないといけないのです。一応24時間営業の職場でして注文が宿直者にもいつでもわかるようにしておかないといけません。つけっぱなしで帰ると翌朝、ものすごくパソコンが熱い・・・これはなんとかしないと。

ディスプレイの設定

ちょっと試してみたのですが、パソコンの電源をスリープにするとメールは受信しません。それでは困るので、ディスプレイの電源を切る時間を適当な時間に設定します。ここでは両方とも3時間です。

この両方ともとは私が使っているパソコンが2in1だからです。詳しくはこちら

この設定でディスプレイの電源が切れていてもオフィスの複合機からは受信したメールが印刷されました。それと「Outlook」は1分置きにメールを受信するに設定しておきます。これをしないとタイムリーな受信とお客様への返答が遅くなりますので。

このFAX複合機が本当にフル稼働しています。私たちの仕事は未だにお客様とのファーストコンタクトは「電話」が一番多いのです。そして「FAX」もまだまだ使います。この複合機もリースしてますが、頑張ってくれています。

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